Sistem penggajian merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gaji dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan
Pada dasarnya sistem penggajian diberikan kepada karyawan perusahaan yang bersifat tetap. Jadi karyawan tersebut bekerja secara rutin terus menerus dan melakukan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan wewenang yang diberikan kepada mereka. Sedangkan karyawan tidak tetap menggunakan sistem pengupahan.
Dalam sistem penggajian pembayaran gaji dilaksanakan oleh beberapa fungsi. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah Fungsi Kepegawaian, Fungsi Personalia, Fungsi Akuntansi, dan Fungsi Keuangan. Dimana tugas masing-masing fungsi tersebut saling berhubungan.
Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
3. Elemen-Elemen Dalam Sistem Akuntansi Penggajian
- ¨ Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Penggajian
Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,membuat surat keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan bagian kepegawaian di bawah Departemen Personalia dan Umum.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatat waktu berada ditangan bagian pencatat waktu di bawah Departemen Personalia dan Umum.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.Fungsi ini berada di tangan bagian Gaji.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi bertanggung jawab mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji. Fungsi akuntansi yang menangani prosedur penggajian berada di tangan : Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya dan Bagian Jurnal.
a) Bagian Utang, Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam prosedur penggajian bertangung jawab memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Selain itu juga berfungsi menerbitkan bukti kas keluar.
b) Bagian Kartu Biaya. Bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok dan kartu biaya berdasar rekap rekap daftar gaji dan kartu jam kerja.
c) Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
5. Fungsi Keuangan
Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji dan di bagikan kepada karyawan yang berhak. Fungsi Keuangan berada di bagian kassa.
¨ Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokemen ini umumnya dikeluarkann oleh fungsi kepegawaian berupa :
a) Surat Keputusan pengangkatan karyawan baru
b) Surat Keputusan kenaikan pangkat
c) Surat Keputusan perubahan tarif
d) Surat Keputusan penurunan pangkat
e) Surat Keputusan pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing)
f) Surat Keputusan pemindahan dan sebagainya
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir karyawan. Catatan jam hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu
Kartu hadir menyediakan tempat untuk mengisi nama dan nomor karyawan dan biasanya mencakup suatu periode pembayaran gaji. Setelah di isi, kartu hadir itu memperlihatkan saat pekerjaan memulai danmengakhiri pekerjaan setiap hari atau setiap shift selama periode pembayaran gaji tersebut, dengan menunjukan pula semua jam lembur dan jam upah premi.
3. Rekap Daftar Gaji
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Disrtibusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji.
4. Surat Pernyataan Gaji
Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
5. Amplop Gaji
Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Dihalaman amplop gaji ini berisi informasi mengenai nama karyawan, indentifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam waktu tertentu
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
- ¨ Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah :
1. Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat gaji tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini di pakai sebagai dasar perhitungan PPh 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan dengan menandatangani kartu tersebut oleh karyaan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gajinya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui karyawan yang lain.
¨ Laporan-Laporan Yang Dihasilkan
Laporan-laporan yang dihasilkan sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut (Usry,1994:401) :
a. Laporan Biaya Gaji
Laporan biaya gaji yang dikeluarkan tiap bulan yang dikirim kepada tiap departemen atau bagian perusahaan, yang menunjukan perbandingan biaya aktual denga angka-angka biaya taksiran.
b. Laporan Prestasi Kerja Karyawan
Laporan prestasi kerja karyawan dibuat harian, yang berisi nomor pegawai, jam kerja aktual, standar jam out put serta prosentaseprosentase kerja guna meningkatkan efektifitas laporan ini.
c. Laporan Prestasi Kerja Departemen
Laporan prestasi kerja karyawan menurut departemen berisi nama departemen, jam kerja aktual, standar jam kerja serta prosentasiprosentasi kerja.
- ¨ Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem Penggajian
Elemen-elemen yang terdapat sistem pengendalian intern yang terkait dalam sistem penggajian adalah :
a) Organisasi
1. Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
b) Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
6. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
8. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.
c) Praktek Yang Sehat
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji harus diveritifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
- ¨ Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penggajian
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor atau pabrik. Pencatatan waktu hadir ini di selenggarakan untuk menentukan gaji karyawan yang diterima setiap bulan, apakah gaji yanng diterima peuh ataukah harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Selain itu juga digunaka untuk mengetahui apakah karyawan biasa mendapatkan gaji biasa saja atau menerima tunjangan lembur.
2. Prosedur Pembuat Daftar Gaji
Fungsi pembuat daftar gaji adalah membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar bulan sebelumnya dan daftar hadir. PPh 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan.
3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
4. Prosedur Penbuatan Bukti Kas Keluar
Dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji yan diterima dari pembuat daftar gaji.
5. Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi adn fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek untuk pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji.
- ¨ Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
Kegiatan atau proses dari sistem akuntansi penggajian dapat dilihat secara umum melalui bagan alir dokumen yang dideskripsikan urutan peristiwa dari sistem yang dijalankan.
Berikut ini adalah uraian dari bagan alir sistem penggajian diatas:
1. Bagian Pencatatan Waktu
a. Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir
b. Membuat daftar hadir karyawan atas kartu jam hadir
c. Menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir ke bagian gaji dan upah.
2. Bagian Gaji dan Upah
a. Menerima daftar hadir dilampiri dengan jam hadir dari bagian pencatat waktu
b. Membuat daftar gaji atas dasar daftar hadir dan surat keputusan mengenai jabatan atau tarif gaji karyawan yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian.
c. Membuat rekap daftar gaji tiap departemen
d. Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasarkan data dalam daftar gaji.
e. Mengirim daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang.
f. Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji lembar ke 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari kepala bagian kassa.
g. Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji urut tanggal.
h. Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan urut nama karyawan.
3. Bagian Utang
a. Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah
b. Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gaji.
c. Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.
d. Mendistribusikan kas keluar dan dokumen pendukungnya sebagai
berikut :
1. Lembar ke 1 dan ke 3 diserahkan ke bagian kassa, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan.
2. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian jurnal, buku besar dan laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1.
e. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari bagian kassa dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2.
f. Mencatat nomor cek yang tercantum dalam kas keluar lembar 1 ke dalam register kas keluar.
g. Menyerahkan bukti kas keluar ke bagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri dengan daftar gaji lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke 2.
4. Bagian Kassa
a. menerima bukti kas keluar dari bagian utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke 2, surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan.
b. Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji dan memintakan tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang.
c. Menguangkan cek ke bank
d. Memasukkan uang gaji dan surat pemberitahuan gaji ke dalam amplop tiap-tiap karyawan.
e. Membagikan amplop gaji kepada karyawan yang berhak dan meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan.
f. Membubuhkan cap “lunas” pada bukti kas keluar lembar ke 1 dan ke 3 daftar gaji lembar ke 1 dan ke 2, rekap daftar gaji lembar ke 2.
g. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut :
1. Lembar ke 1 diserahkan ke bagian utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke 2
2. Lembar ke 3 diserahkan ke bagian gaji dan upah dilampiri dengan daftar gaji lembar ke 2 dan kartu penghasilan karyawan.
5. Bagian Jurnal
a. menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dan rekap daftar gaji lembar ke 1 ke bagian utang, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.
b. Mencatat bukti kas keluar tersebut ke dalam jurnal umum.
c. Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke 2 dan rekap daftar gaji lembar ke 1 ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.
d. Menerima bukti kas keluar lembar ke 1 dari bagian utang dilampiri dengan daftar gaji lembar ke 2.
e. Mencatat bukti kas keluar lembar ke 1 dalam register cek.
f. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 1 dan rekap daftar gaji lembar ke2.
6. Bagian Kartu Biaya
a. Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dari bagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.
b. Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya.
c. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 2 dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 2 menurut nomor urut bukti kas keluar
Daftar Pustaka :
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Jakarta: PT. Salemba Empat
Usry, 1994. Akuntansi Biaya Perencanaan Dan Pengendalian, Erlangga
Tidak ada komentar:
Posting Komentar